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【档案专题】五、电子档案整理与归档

2023-11-09 22:25:49阅读 4507

导读:主要针对电子档案整理与归档相关内容介绍。对从事电子档案管理信息化的职业而言,不断夯实电子档案管理相关理论基础是十分重要。只有通过不断梳理相关知识体系和在实际工作当中应用实践,才能走出一条专业化加职业化的道路,从而增强自身核心的竞争力。

目录

1、整理工作思路

1.1 基本思路

1.2 整理原则

1.3 整理程序

2、整理工作要求

2.1 组建程序

2.2 分类程序

2.3 排列程序

2.4 编号程序

2.5 编目程序

3、归档工作要求与评价

3.1 捕获程序

3.2 录入程序

3.3 检测程序

3.3.1 真实性

3.3.2 完整性

3.3.3 可用性

3.3.4 安全性

3.4 登记程序

3.5 归档结果评价

4、档案数据库建设


1、整理工作思路

1.1 基本思路

  • 统一整理单位
  • 贯通门类要求

  • 实现卷件组合

1.2 整理原则

  • 标准化

统一整理流程、流程工作 规则、档号编制要求、命名要求、格式要求、元数据要求、存储要求

  • 专业化
  • 自动化
  • 智能化

照片识别分类示意图 

1.3 整理程序

在电子档案整理的一般要求中:

  • 组件是为了确定整理单位;
  • 分类是按照分类方案对档案进行归类、为了揭示档案之间的内在联系,使全宗成为一个有机整体;
  • 排列是为了确定每个整理单位之间的先后顺序;
  • 编号是组件、分类和排列等整理工作的固化,为每件档案提供唯一标识;
  • 编目为档案编制检索工具,满足检索需要。


2、整理工作要求

电子档案整理:组件、分类、排列、编号、编目程序

2.1 组建程序

组件主要任务确定电子档案管理的基本整理单位、管理单位。

两原则:独立反映事物情况; 无法进行有意义分割

件是电子档案整理和管理的基本单位。

组件方法:件的构成和件内排序

2.2 分类程序


2.3 排列程序

时间结合事由的排列原则

(1)文书档案
文书档案在最低一级类目内,按时间结合事由排列。同一事由中的档案,按形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列
(2)科技档案
科技档案中的科研档案按照课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。基建档案按照项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。设备档案按照设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收(自制设备仪器的设计、制造、验收 )、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。产品档案按照部件、批次、名称、规格或型号排列。
(3) 照片档案、录音档案、录像档案
照片档案、录音档案、录像档案,在最低一级类目内,按时间排列即可。


2.4 编号程序


2.5 编目程序

目录是将档案的著录条目按照一定次序编排而成的检索工具。

《档案著录规则》(DA/T 18 -2022)

通用档案基本目录各项目的填写要求如下

  • 序号:填写归档文件顺序号。
  • 档号:档号按照本节档号编制要求填写
  • 文号:文件的发文字号。没有文号的,不用标识责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
  • 案卷题名:案卷拟写标题,应简明、准确地概括和揭示卷内文件的内容。
  • 文件题名:文件标题。没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容外加方括号“[]”。
  • 日期:文件的形成时间,以国际标准日期表示法标注年月日,如20220202
  • 密级:文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的,不用标识。
  • 页数:每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页备注:注释文件需说明的情况。

3、归档工作要求与评价

3.1 捕获程序

归档是指将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的申子数据( 文件) 及其元数据管理权限向档案部门提交的过程。归档主要包括捕获、录人、检测、登记等工作步骤。

捕获( capture ) 又称作采集,是指适时获取电子数据 (文件)及其元数据的方法与过程。对于实现方式不同的电子档案管理系统,捕获的时机不太一致。

  • 嵌入式电子档案管理系统的捕获指的是电子数据 (文件及其元数据进入电子档案管理系统之时;
  • 独立式电子档案管理系统的捕获指的是电子数据(文件)及其元数据进入电子档案管理系统的预归档模块;
  • 整合式电子档案管理系统的捕获指的是电子数据(文件 )及其元数据从业务系统预归档模块进人电子档案管理系统


3.2 录入程序

录人是指对于部分未经业务系统形成或流转的电子档案及其元数据导人电子档案管理系统,或者对所有经过或未经业务系统形成的电子档案的元数据进行补充录入的过程。根据工作内容不同,分为数据导人和元数据补录两种情况。


3.3 检测程序

电子档案检测主要是指对电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。文书类档案检测按照《文书类电子档案检测一般要求》(DA/T70-2018) 执行,其他门类电子档案的检测工作可以参考执行。 

3.3.1 真实性


3.3.2 完整性


3.3.3 可用性


3.3.4 安全性


3.4 登记程序

登记( registration) 是指电子数据 (文件)进入电子档案管理系统时,给其一个唯一标识符的行为。登记规则要科学、合理,并尽量做到系统自动完成,过程透明。登记工作主要包括形成归档登记表、记录归档过程元数据。


3.5 归档结果评价

归档工作完成后,对档案形成、收集、整理、归档工作进行评价。


4、档案数据库建设

档案数据库建设是电子档案整理归档工作的延续和深化,也是进行电子档案保管与保护、利用与开发、鉴定与销毁、移交与统计等后续工作的重要基础。

档案数据库

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  • 元数据库
  • 内容数据库
  • 主题数据库

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